מבוא
הקמת עמותה היא דרך משמעותית להוביל שינוי חברתי ולקדם מטרות ציבוריות. בניגוד לחברות עסקיות, עמותות הן ארגונים ללא כוונת רווח (מלכ"רים) הפועלים למען קידום מטרות חברתיות, תרבותיות, חינוכיות, דתיות, מדעיות או אחרות - ללא חלוקת רווחים בין חבריהן. במאמר זה נציג מדריך מקיף להקמת עמותה בישראל, מהשלבים הראשוניים של גיבוש הרעיון ועד לניהול השוטף לאחר ההקמה.
הקמת עמותה היא אמנם תהליך בירוקרטי מורכב, אך עם הכנה נכונה והבנת הדרישות, ניתן לעבור אותו בהצלחה ולהקים גוף חוקי שיקדם את המטרות החברתיות שלכם.
שלב מקדים: לפני שמתחילים
האם עמותה היא המבנה המשפטי המתאים?
לפני שמתחילים בתהליך הקמת העמותה, חשוב לבחון האם עמותה היא אכן המבנה המשפטי המתאים ביותר ליוזמה שלכם. קיימות מספר אפשרויות להתארגנות ללא כוונת רווח:
- עמותה - ארגון חברים המאוגד לפי חוק העמותות
- חברה לתועלת הציבור (חל"צ) - חברה ללא מניות הפועלת למטרות ציבוריות
- הקדש ציבורי - נכסים המוקדשים למטרה ציבורית
- קבוצה לא פורמלית - התארגנות ללא מעמד משפטי
השיקולים לבחירת המבנה המשפטי כוללים:
- היקף הפעילות המתוכנן
- סוגי הפעילויות והשירותים
- מקורות המימון הצפויים
- צורך באישור ניהול תקין ובמעמד מוסד ציבורי לצורך תרומות
- רמת הפיקוח והדיווח הנדרשת
גיבוש חזון ומטרות
טרם ההקמה הפורמלית, חשוב לגבש חזון ברור ומטרות מוגדרות:
- מהי הבעיה החברתית שהעמותה תטפל בה?
- מהם הפתרונות שהעמותה תציע?
- מיהו קהל היעד של העמותה?
- במה העמותה תהיה שונה מארגונים אחרים בתחום?
גיוס המייסדים הראשוניים
לפי חוק העמותות, יש צורך בלפחות שני מייסדים להקמת עמותה. מומלץ לגייס לפחות שבעה מייסדים שיוכלו לשמש כחברי הוועד המנהל הראשון. בחירת המייסדים היא קריטית:
- חפשו אנשים בעלי ניסיון וקשרים רלוונטיים לתחום
- וודאו שהמייסדים חולקים את אותו חזון וערכים
- שקלו את המומחיות והכישורים הנדרשים (משפט, כספים, פיתוח משאבים וכו')
- בדקו שאין ניגודי עניינים פוטנציאליים
שלב 1: הכנת המסמכים הנדרשים
תקנון העמותה
התקנון הוא המסמך המשפטי המגדיר את כללי ההתנהלות של העמותה. ניתן להשתמש בתקנון המצוי (התקנון הסטנדרטי המופיע בחוק העמותות) או לנסח תקנון ייחודי המותאם לצרכי העמותה הספציפית. התקנון צריך לכלול:
- שם העמותה ומענה
- מטרות העמותה
- תנאי קבלה, פרישה והוצאה של חברים
- זכויות וחובות החברים
- מבנה ארגוני (אסיפה כללית, ועד מנהל, ועדת ביקורת)
- סמכויות ותפקידים של מוסדות העמותה
- הליכי בחירות ומשך כהונה
- כללים לקבלת החלטות
- כללי ניהול כספים
- הוראות לגבי פירוק העמותה וייעוד הנכסים במקרה של פירוק
בקשה לרישום עמותה
יש להגיש טופס בקשה לרישום עמותה (טופס 1) הכולל:
- השם המבוקש לעמותה (רצוי להכין מספר חלופות)
- מטרות העמותה המוצעת
- מען העמותה
- פרטי המייסדים כולל שמות, מספרי זהות, כתובות וחתימות
- פרטי חברי הוועד המנהל הראשון וחברי ועדת הביקורת
מסמכים נוספים
- תצהיר חתום בפני עורך דין לגבי אמיתות הפרטים בבקשה
- ייפוי כוח לעורך דין או למייסד אחד שיטפל ברישום (במידת הצורך)
- אישור על תשלום אגרת רישום
שלב 2: הגשת הבקשה לרשם העמותות
בדיקת שם העמותה
טרם הגשת הבקשה הרשמית, מומלץ לבדוק באתר רשם העמותות האם השם המבוקש אינו דומה לשם של עמותה קיימת. רשם העמותות לא יאשר שמות שעלולים להטעות או שהם זהים או דומים מדי לשמות של עמותות קיימות.
הגשת הבקשה
את הבקשה ניתן להגיש באחת מהדרכים הבאות:
- הגשה מקוונת - באמצעות אתר רשם העמותות
- הגשה פיזית - במשרדי רשם העמותות
- הגשה באמצעות הדואר - שליחת המסמכים לכתובת רשם העמותות
תשלום אגרת רישום
יש לשלם אגרת רישום בסך שנקבע על ידי רשם העמותות (מתעדכן מעת לעת). ניתן לשלם באתר האינטרנט, בבנק הדואר או באמצעות שובר תשלום במשרדי רשם העמותות.
בדיקת הבקשה על ידי רשם העמותות
לאחר הגשת הבקשה, רשם העמותות יבדוק:
- האם מטרות העמותה נוגדות את חוקי המדינה
- האם מטרות העמותה עלולות לשמש כסות לפעילות בלתי חוקית
- האם השם המבוקש מאושר
- האם המסמכים שהוגשו תקינים ומלאים
תהליך הבדיקה עשוי להימשך מספר שבועות עד מספר חודשים.
שלב 3: קבלת אישור רישום העמותה
אישור הרישום
אם הבקשה אושרה, רשם העמותות ינפיק תעודת רישום עמותה. מרגע זה העמותה היא אישיות משפטית העומדת בפני עצמה, המוכרת על פי החוק.
במקרה של סירוב
אם הבקשה נדחתה, ניתן:
- לתקן את הליקויים שצוינו ולהגיש בקשה מתוקנת
- להגיש ערעור על ההחלטה
- לשנות את שם העמותה או את מטרותיה ולהגיש בקשה חדשה
שלב 4: צעדים ראשונים לאחר הרישום
פתיחת חשבון בנק
יש לפתוח חשבון בנק ייעודי לעמותה. לשם כך יש להביא לבנק:
- תעודת רישום העמותה
- תקנון העמותה
- פרוטוקול החלטה של הוועד המנהל על פתיחת חשבון בנק
- אישור על זהות מורשי החתימה
רישום במס הכנסה ובמע"מ
יש לרשום את העמותה במס הכנסה כמלכ"ר ולקבל אישור ניכוי מס במקור. כמו כן, יש לרשום את העמותה במע"מ כמלכ"ר.
קביעת נהלי עבודה בסיסיים
מומלץ לקבוע מראש:
- תדירות ישיבות הוועד המנהל
- נהלי רישום פרוטוקולים
- מערכת ניהול כספים
- ניהול מסמכי העמותה
- אופן קבלת החלטות
גיוס חברים ראשונים
הרחיבו את מעגל החברים בעמותה מעבר למייסדים הראשוניים:
- קיימו כנס הקמה / השקה
- פנו לאנשים העשויים להתעניין במטרות העמותה
- הגדירו את הליך ההצטרפות לעמותה
שלב 5: השגת אישורים ורישיונות נוספים
אישור ניהול תקין
לאחר שנתיים מיום הקמת העמותה, ניתן להגיש בקשה לקבלת אישור ניהול תקין מרשם העמותות. אישור זה הכרחי לצורך:
- קבלת תמיכות ממשרדי ממשלה
- התקשרות עם גופים ציבוריים
- קבלת תרומות מחלק מהקרנות
לקבלת האישור יש להגיש:
- דוחות כספיים
- דוח מילולי
- פרוטוקולים של אסיפות כלליות
- אישור על הגשת מסמכים נדרשים נוספים
אישור מוסד ציבורי לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה
אישור זה מאפשר לתורמים לעמותה לקבל זיכוי מס בגין תרומותיהם. כדי לקבל אישור זה:
- על העמותה לפעול למטרה ציבורית מוכרת
- יש להגיש בקשה למחלקת מוסדות ציבור ברשות המסים
- יש להוכיח פעילות ממשית למען המטרות הציבוריות
- נדרשת עמידה בתנאים מינהליים ופיננסיים מחמירים
רישיונות ואישורים ספציפיים
בהתאם לתחומי הפעילות של העמותה, ייתכן שיידרשו רישיונות או אישורים נוספים:
- אישור משרד החינוך למוסדות חינוך
- אישור משרד הרווחה למוסדות רווחה
- אישור משרד הבריאות למוסדות בריאות
- רישיון עסק (אם רלוונטי)
ניהול שוטף של העמותה
חובות דיווח שנתיות
עמותה חייבת להגיש לרשם העמותות מדי שנה:
- דוח כספי שנתי חתום על ידי רואה חשבון (לעמותות עם מחזור כספי מעל לסכום מסוים)
- דוח מילולי המתאר את פעילות העמותה
- פרוטוקול אסיפה כללית המאשרת את הדוחות
- רשימת חמשת מקבלי השכר הגבוה בעמותה
- אישור על ניהול פנקסים ממס הכנסה
כינוס אסיפה כללית
יש לכנס אסיפה כללית לפחות פעם בשנה, שבה:
- תאשר את הדוח הכספי והדוח המילולי
- תמנה רואה חשבון או גוף מבקר
- תקבל החלטות בנושאים מהותיים
- תבחר את הוועד המנהל ואת ועדת הביקורת (בהתאם לקבוע בתקנון)
ניהול פיננסי תקין
- ניהול ספרים לפי כללי חשבונאות מקובלים
- תיעוד מסודר של כל ההכנסות וההוצאות
- הפרדה ברורה בין כספי העמותה וכספים פרטיים
- פיקוח על מורשי החתימה והרשאות הבנק
- רכישת שירותים וטובין בהליך תקין ושקוף
קשר עם חברי העמותה ובעלי עניין
- עדכון שוטף של חברי העמותה
- שמירה על שקיפות וזמינות מידע
- מתן אפשרות לחברים להשתתף בפעילות ובקבלת החלטות
- יצירת מנגנוני היזון חוזר והערכה
אתגרים וטיפים להצלחה
אתגרים נפוצים בהקמת עמותה
- ביורוקרטיה מורכבת - תהליכי רישום וקבלת אישורים ארוכים ומסורבלים
- משאבים מוגבלים - קושי בגיוס כספים בשלבים הראשונים
- ניהול מתנדבים - הנעת מתנדבים ושמירה על מחויבותם לאורך זמן
- ניהול תקין - עמידה בדרישות רגולטוריות והימנעות מליקויים
טיפים להצלחה
- תכנון אסטרטגי - הגדירו יעדים ברורים ותוכנית פעולה לטווח הקצר והארוך
- בניית צוות חזק - גייסו אנשים מקצועיים ומחויבים
- מיתוג ושיווק - פתחו נוכחות דיגיטלית ומיתוג שיבדלו אתכם
- גיוון מקורות מימון - אל תסתמכו על מקור מימון יחיד
- שיתופי פעולה - חברו לארגונים בעלי ערכים דומים
- ליווי מקצועי - היעזרו בייעוץ משפטי וחשבונאי מתאים
- שקיפות - נהלו את העמותה בשקיפות מלאה מול כל בעלי העניין
- הערכה ולמידה - בצעו הערכה שוטפת של הפעילות ולמדו מהצלחות וכישלונות
סיכום
הקמת עמותה היא תהליך מורכב הדורש התמדה, סבלנות והקפדה על פרטים. עם זאת, עמותה שמוקמת בצורה נכונה, מנוהלת ביעילות ופועלת בהתמדה למימוש מטרותיה, יכולה להשיג השפעה חברתית משמעותית.
הבנת הדרישות החוקיות והרגולטוריות, לצד יצירת מבנה ארגוני יציב ואפקטיבי, הם המפתח להצלחת העמותה. זכרו כי ההקמה היא רק ההתחלה, והאתגר האמיתי נמצא בניהול השוטף ובשמירה על קיימות לאורך זמן.
לצד הידע הטכני והמשפטי, חשוב לשמור על הלהט והמחויבות למטרות החברתיות שלשמן הוקמה העמותה. חזון ברור, אמונה בדרך, והירתמות של כל המעורבים הם אלה שיובילו את העמותה להצלחה ולהשפעה משמעותית בחברה.
