מבוא
הוועד המנהל בעמותה הוא הגוף המוביל את פעילותה ואחראי לניהולה השוטף. מעת לעת, עולה הצורך להחליף חברי ועד, אם בשל סיום כהונה טבעי, התפטרות מרצון, או שינויים ארגוניים אחרים. תהליך שינוי חברי הוועד הוא הליך מוסדר המחייב דיווח לרשם העמותות, והוא כרוך בהקפדה על כללים ונהלים הקבועים בחוק העמותות ובתקנון העמותה. במאמר זה נפרט את השלבים והמסמכים הנדרשים לביצוע שינוי בהרכב הוועד המנהל של העמותה.
שינוי חברי ועד מנהל בצורה תקינה ובהתאם לחוק הוא חיוני לניהול תקין של העמותה, לשמירה על אישור ניהול תקין, ולמניעת סכסוכים פנימיים.
מיהו הוועד המנהל ומה תפקידו?
הוועד המנהל של העמותה (המכונה גם "ועד עמותה" או "דירקטוריון") הוא הגוף האחראי על ניהולה השוטף של העמותה. לפי חוק העמותות, התש"ם-1980, לכל עמותה חייב להיות ועד מנהל אשר:
- מייצג את העמותה כלפי צדדים שלישיים
- אחראי למימוש מטרות העמותה ולביצוע החלטות האסיפה הכללית
- מנהל את נכסי העמותה וכספיה
- מחליט החלטות אסטרטגיות עבור העמותה
- מפקח על פעילות המנהלים והעובדים בעמותה
- מכין דוחות כספיים ומילוליים לאישור האסיפה הכללית
סיבות נפוצות לשינוי חברי ועד
שינוי חברי ועד יכול להתרחש ממגוון סיבות:
- סיום כהונה - בהתאם למשך הכהונה הקבוע בתקנון העמותה
- התפטרות - חבר ועד המבקש לסיים את תפקידו מיוזמתו
- פיטורין - הדחת חבר ועד בהחלטת האסיפה הכללית
- פטירה - במקרה של פטירת חבר ועד
- אי כשירות - כאשר חבר ועד מאבד את כשירותו לכהן, למשל עקב הכרזתו כפושט רגל
- הרחבת הוועד - הגדלת מספר החברים בוועד המנהל
- צמצום הוועד - הקטנת מספר החברים בוועד המנהל
הכנה מוקדמת לתהליך
בדיקת תקנון העמותה
לפני תחילת התהליך, חובה לבדוק את תקנון העמותה אשר קובע:
- מספר מינימלי ומקסימלי של חברי ועד
- משך הכהונה של חברי הוועד
- הליך בחירת חברי ועד חדשים
- תנאי כשירות לכהונה בוועד
- דרישות רוב מיוחדות לבחירת חברי ועד
בדיקת דרישות חוק העמותות
חוק העמותות קובע מספר דרישות בסיסיות:
- חבר ועד חייב להיות בגיר (מעל גיל 18)
- חבר ועד לא יכול להיות מי שהוכרז פושט רגל או פסול דין
- חבר ועד לא יכול להיות מי שהורשע בעבירה שיש עמה קלון
- לא ניתן למנות כחבר ועד מי שמשרת את העמותה בשכר (פרט לחריגים)
איתור מועמדים מתאימים
מומלץ לאתר מראש מועמדים מתאימים לתפקיד:
- בעלי מומחיות רלוונטית למטרות העמותה
- בעלי ניסיון בניהול או בתחום פעילות העמותה
- בעלי זמינות לישיבות ולפעילות שוטפת
- בעלי מחויבות למטרות העמותה וערכיה
שלב 1: קבלת החלטה על שינוי חברי ועד
החלטת האסיפה הכללית
על פי רוב, שינוי חברי ועד מחייב החלטה של האסיפה הכללית:
זימון האסיפה הכללית
יש לשלוח זימון מסודר לכל חברי העמותה, הכולל:
- תאריך, שעה ומקום האסיפה
- סדר יום מפורט, כולל סעיף העוסק בשינוי חברי הוועד
- זמן מספיק מראש (בהתאם לקבוע בתקנון)
ניהול האסיפה הכללית
באסיפה עצמה יש:
- לרשום נוכחות ולוודא קיומו של קוורום (מספר המשתתפים המינימלי הנדרש)
- להציג את המועמדים לוועד המנהל
- לערוך הצבעה על המועמדים (בהתאם לשיטת ההצבעה הקבועה בתקנון)
- לרשום פרוטוקול מפורט של הדיון וההחלטות
החלטה פורמלית
הצבעה להחלפת חברי ועד, כולל:
- שמות חברי הוועד הפורשים
- שמות חברי הוועד החדשים
- תאריך תחילת הכהונה וסיומה (אם רלוונטי)
החלטת הוועד המנהל (במקרים מסוימים)
בנסיבות מסוימות, ובהתאם לתקנון, הוועד המנהל עצמו רשאי למנות חברי ועד זמניים:
- כאשר חבר ועד התפטר או נפטר והתקנון מאפשר מינוי זמני
- כאשר מספר חברי הוועד ירד מתחת למינימום הנדרש
- מינוי זמני עד לאסיפה הכללית הקרובה
במקרים אלו, הוועד צריך לקיים ישיבה ולקבל החלטה פורמלית שתתועד בפרוטוקול.
שלב 2: תיעוד והכנת המסמכים הנדרשים
פרוטוקול החלטה
יש להכין פרוטוקול מפורט של האסיפה הכללית או ישיבת הוועד, אשר יכלול:
- תאריך, שעה ומקום האסיפה/הישיבה
- רשימת המשתתפים
- הנושאים שנדונו
- ההחלטות שהתקבלו, כולל תוצאות ההצבעה
- חתימות של יו"ר האסיפה ומזכיר האסיפה
טופס שינוי חברי ועד (טופס 4)
יש למלא את טופס 4 של רשם העמותות הכולל:
- פרטי העמותה (שם, מספר)
- רשימת חברי הוועד הנכנסים (שם, מספר זהות, כתובת, תאריך מינוי)
- רשימת חברי הוועד היוצאים (שם, מספר זהות, תאריך סיום)
- חתימות של שני חברי ועד
הצהרות חברי ועד נכנסים
כל חבר ועד חדש נדרש לחתום על הצהרה הכוללת:
- הסכמה לכהן כחבר ועד
- הצהרה על כשירות לכהן (לא פושט רגל, לא פסול דין, לא הורשע בעבירה שיש עמה קלון)
- התחייבות לפעול לטובת העמותה
מסמכים נוספים לפי הצורך
- תעודות זהות של חברי הוועד החדשים (צילום)
- אישור עורך דין על זהות החותמים (במקרים מסוימים)
- פרוטוקול מינוי מורשי חתימה חדשים (אם רלוונטי)
- הצהרת ניגוד עניינים (אם נדרש על פי תקנון)
שלב 3: דיווח לרשם העמותות
אופן הגשת הדיווח
את הדיווח על שינוי חברי ועד ניתן להגיש באחת מהדרכים הבאות:
- הגשה מקוונת - באמצעות אתר רשם העמותות (מומלץ)
- הגשה פיזית - הגשת המסמכים במשרדי רשם העמותות
- הגשה בדואר - שליחת המסמכים בדואר רשום לכתובת רשם העמותות
מועד הגשת הדיווח
יש להגיש את הדיווח תוך שבועיים מיום קבלת ההחלטה על שינוי חברי הוועד. איחור בדיווח עלול להוביל לסנקציות מצד רשם העמותות, כולל קנסות והשפעה על אישור ניהול תקין.
מעקב אחר הטיפול
לאחר הגשת הדיווח, חשוב:
- לשמור אסמכתא על הגשת הדיווח
- לעקוב אחר הטיפול בבקשה באתר רשם העמותות
- להיות זמינים למענה על שאלות או לתיקון ליקויים, אם יידרשו
שלב 4: עדכונים נוספים והודעות
עדכון הבנק
יש לעדכן את הבנק בו מתנהל חשבון העמותה:
- עדכון על שינוי חברי הוועד
- עדכון מורשי חתימה (אם רלוונטי)
- הגשת פרוטוקול החלטה חתום
- הגשת טפסי הבנק הנדרשים
עדכון גורמים נוספים
עדכון גורמים נוספים איתם העמותה עובדת:
- רשויות מס (מס הכנסה, מע"מ)
- משרדי ממשלה ומוסדות תומכים
- גופים מממנים ותורמים
- ספקים וגורמים חיצוניים רלוונטיים
עדכון אתר העמותה ופרסומים
עדכון הפרטים באמצעי התקשורת של העמותה:
- עדכון אתר האינטרנט של העמותה
- הודעה לחברי העמותה
- עדכון חומרים שיווקיים ופרסומיים
שלב 5: חפיפה והכשרת חברי ועד חדשים
תהליך חפיפה
חשוב לקיים חפיפה מסודרת בין חברי הוועד היוצאים והנכנסים:
- העברת מסמכים וחומרים רלוונטיים
- שיתוף בידע ובניסיון שנצבר
- הצגת פרויקטים בתהליך והחלטות פתוחות
- הסבר על תהליכי עבודה וקבלת החלטות
הכשרה לחברי ועד חדשים
מומלץ לקיים הכשרה לחברי ועד חדשים, הכוללת:
- היכרות עם מטרות העמותה ותוכניותיה
- הסבר על תפקידי הוועד וסמכויותיו
- הסבר על חובות חוקיות ואחריות אישית
- הכרת תקנון העמותה ונהליה
ישיבת ועד ראשונה בהרכב החדש
מומלץ לקיים ישיבת ועד מיוחדת בהרכב החדש, בה:
- יוצגו חברי הוועד החדשים
- תיערך היכרות מעמיקה
- יוגדרו תפקידים וחלוקת אחריות
- ייקבעו יעדים ומטרות לתקופה הקרובה
טיפים ודגשים חשובים
מניעת טעויות נפוצות
- אי הקפדה על מועדים - הקפידו על הגשת הדיווחים במועד
- חוסר בתיעוד - ודאו שכל ההחלטות מתועדות בפרוטוקולים מפורטים
- פגמים בהליך - הקפידו על הליך תקין בהתאם לתקנון ולחוק
- מינוי לא כשיר - בדקו היטב את כשירות המועמדים לוועד
- דיווח חלקי - הקפידו לדווח על כל השינויים בהרכב הוועד
שמירה על רציפות תפקודית
- שמרו על חפיפה מסודרת בין חברי ועד יוצאים ונכנסים
- ודאו שתמיד יש מספיק חברי ועד פעילים בהתאם לדרישות התקנון
- שמרו על תיעוד מסודר של החלטות ונהלי עבודה
- הגדירו תפקידים ותחומי אחריות ברורים בוועד החדש
התמודדות עם אתגרים
- התנגדויות למינויים - טפלו בהתנגדויות בשקיפות ובהתאם לתקנון
- אי הסכמות בוועד החדש - צרו מנגנוני יישוב מחלוקות מראש
- תדירות גבוהה של שינויים - נסו להבטיח יציבות לטווח ארוך
- היעדר מועמדים מתאימים - בנו מאגר מועמדים פוטנציאליים
סיכום
שינוי חברי ועד בעמותה הוא תהליך מהותי המחייב הקפדה על כללי מינהל תקין, על הוראות החוק ועל תקנון העמותה. ביצוע התהליך בצורה נכונה ומסודרת הוא חיוני לתפקוד יעיל של העמותה, לשמירה על אישור ניהול תקין, ולמניעת סכסוכים ובעיות משפטיות.
הצלחת התהליך תלויה בתכנון מוקדם, בהכנת המסמכים הנדרשים, בהקפדה על מועדי הדיווח, ובביצוע חפיפה מסודרת. חשוב לזכור כי הוועד המנהל הוא הגוף האחראי לניהול השוטף של העמותה, ולכן בחירת חברי ועד מתאימים ומחויבים היא קריטית להצלחת העמותה ולקידום מטרותיה.
עמותות המקפידות על ניהול תקין של תהליך שינוי חברי הוועד, תוך שקיפות מלאה כלפי חברי העמותה וכלפי רשם העמותות, תורמות לחיזוק אמון הציבור במגזר השלישי בכללותו ולקידום התרבות הארגונית הדמוקרטית בישראל.
